Como Fazer Mala Direta no Word: Alterando Informações de Documentos de Forma Automatizada
É comum a necessidade, principalmente de empresas, de fazer documentos padrões, mas com destinatários diferentes. Nesse caso, não só o nome da pessoa precisa ser alterado, mas também o endereço, cidade e demais informações para que a documentação seja direcionada corretamente.
No entanto, fazer isso à mão pode (e é) bastante complicado e cansativo, principalmente quando existe uma lista gigantesca de informações que precisam ser alteradas. Para ajudar nisso, o Word possui uma funcionalidade que permite tornar esse processo automatizado e mais rápido, com a ajuda do Excel. Continue aqui comigo e confira como fazer mala direta no Word.
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Preparação da Planilha no Excel
Para que o recurso de mala direta no Word funcione corretamente, a planilha no Excel com as informações precisa estar devidamente preenchida, estruturada e organizada. Para isso:
Como esse exemplo aqui:
Feito tudo isso, salve o arquivo de dados no computador, nomeando de uma forma que você vai conseguir encontrá-lo com facilidade, e feche o documento (não tem como fazer a mala direta com o documento aberto).
Tempo necessário: 15 minutos
O processo não é complicado, mas necessita de um pouquinho de atenção para se.
Como Fazer Mala Direta no Word
Agora que você tem a planilha no Excel preparada, é hora de criar o documento no Word. Abra o Word e crie um novo documento.
Selecione “Correspondeça” no menu “Ferramentas” e, em seguida, “Mala Direta”.
Selecione o arquivo de dados que você criou no Excel e clique em “Abrir”.
Selecione o tipo de documento que você deseja criar e clique em “OK”.
O Word irá criar um documento personalizado para cada registro na planilha do Excel.
<h3-tipos de Documentos que Podem ser Criados
Você pode criar vários tipos de documentos, como:
- Cartas
- Faturas
- Contratos
- Relatórios
Benefícios de Fazer Mala Direta no Word
Fazer mala direta no Word pode trazer vários benefícios, como:
- Economia de tempo
- Redução de erros
- Aumento da produtividade
- Melhoria na qualidade dos documentos
Dicas e Recomendações
Para que o processo de mala direta no Word seja mais eficaz, aqui vão algumas dicas e recomendações:
- Verifique se a planilha do Excel está correta e atualizada
- Use campos de dados consistentes e padronizados
- Teste o documento antes de imprimir
- Use templates de documentos pré-concebidos
Conclusão
Fazer mala direta no Word é uma ferramenta poderosa que pode economizar tempo e reduzir erros. Com a ajuda do Excel, você pode criar documentos personalizados de forma rápida e eficaz.
Além disso, o processo de mala direta no Word é fácil de aprender e pode ser customizado de acordo com as necessidades da sua empresa.
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